Tổ chức lễ khai trương là bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh, phát triển của một doanh nghiệp. Nếu như buổi lễ không được diễn ra suôn sẻ, sẽ có thể trở thành “điềm gở” đối với mọi hoạt động kinh doanh về sau của công ty. Vì vậy, để tổ chức sự kiện thành công, bước đầu tiên bạn cần xây dựng một kịch bản lễ khai trương với nội dung chính như sau:

Set up trước ngày tổ chức lễ khai trương

Phần đầu tiên trong kịch bản tổ chức lễ khai trương đó là set up các hạng mục trước ngày tổ chức lễ khai trương. Các hạng mục cần set up trước khi tổ chức khai trương bao gồm:

• Trang trí: cổng chào, băng rôn, banner, bong bay, hoa tươi….
• Sân khấu: Sàn sân khấu, khung treo backdrop, thiết kế âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu
• Khu vực bên dưới sân khấu: Ghế ngồi cho đại biểu, khách mời
• Khu vực tiếp đón khách: Quầy lễ tân, bàn tiệc teabreak
• Thiết bị, đồ dùng phục vụ lễ khai trương: quạt công nghiệp, máy phát điện dự phòng, mái che, pháo hoa, nước uống….

lễ khai trương

Với rất nhiều hạng mục, công tác set up không hề đơn giản chỉ là việc bạn liên hệ đến các nhà cung cấp, đợi họ mang thiết bị, dụng cụ đến địa điểm tổ chức lễ khai trương và thực hiện set up.

Bạn muốn trang trí băng rôn, banner thì trước đó, cần phải thuê người thiết kế, nhưng quan trọng là phải thiết kế sao cho phù hợp với thông điệp và ý nghĩa bạn muốn truyền tải. Đây không phải là điều dễ dàng.

Thêm vào đó, các nhà cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng thường cho thuê trọn gói với chi phí lên đến vài chục triệu đồng. Trong khi sự kiện chỉ cần một vài thiết bị và số tiền thực tế phải bỏ ra cho hạng mục đó lại thấp hơn rất nhiều.

Còn rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình tổ chức lễ khai trương. Vì vậy, bạn phải thật lưu ý lựa chọn và tính toán làm sao để đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ càng và thật hợp lý.

Thi công dàn dựng trang trí trong ngày sự kiện khai trương được tổ chức

Để lễ khai trương được diễn ra thuận lợi, bạn nên chuẩn bị và kiểm tra các hạng mục trong khu vực xong xuôi trước khi buổi lễ được bắt đầu khoảng vài tiếng. Khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương, đừng quên sắp xếp thời gian cho các khâu cần chuẩn bị và kiểm tra quan trọng sau:

Trang trí xung quanh địa điểm tổ chức

Trang trí , lắp đặt sân khấu tổ chức

Tiến hành chương trình tổ chức lễ khai trương

Tiếp đón khách tham dự

Nội dung chương trình lễ khai trương

Để chắc chắn tổ chức lễ khai trương thành công

Nếu bạn không phải là đơn vị tổ chức khai trương, khánh thành chuyên nghiệp, những rủi ro sau đây rất có thể xảy ra trong sự kiện:

Theo quan niệm của người Việt Nam ta, đầu xuôi thì đuôi lọt, một lễ khai trương được diễn ra suôn sẻ sẽ mở ra con đường kinh doanh thuận lợi và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Vì vậy, để chắc chắn tổ chức lễ khai trương thành công, cách tốt nhất là bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội.